Vraag 4: Welke gegevens moet ik opnemen in de personeelsadministratie?

 

Personeelsadministratie is meer dan alleen de loonadministratie. De loonadministratie bestaat uit berekeningen over de brutosalarissen die u met uw werknemers overeengekomen bent en waarover u belasting en sociale premies moet inhouden.

De personeelsadministratie bestaat uit alle individuele personeelsdossiers. U legt individuele personeelsdossiers aan om snel een totaaloverzicht van een medewerk(st)er te hebben. Persoonsgebonden gegevens of gemaakte afspraken kunt u altijd gemakkelijk terugvinden.

In een personeelsdossier komen vaak de volgende bescheiden voor:

Rond de aanstelling

  • Functiebeschrijving en de eventuele functieschaal;
  • Personeelsadvertentie;
  • Sollicitatiebrief met curriculum vitae (c.v.) en kopieën van relevante diploma's;
  • Eventueel psychologisch testrapport.

Arbeidsvoorwaarden

  • Arbeidsovereenkomst, met verwijzing naar eventuele CAO-bepalingen;
  • Afspraken over secundaire arbeidsvoorwaarden, pensioenregeling, vergoedingen, winstdelingsregelingen en over eventueel privégebruik van zaken als een leaseauto, laptop of mobiele telefoon.


Rond werkgeverslasten

  • Loonbelastingverklaring/toegepaste heffingskorting, sofi-nummer;
  • Eerste dagmelding;
  • Eerste bericht loonaangifte;
  • Eventuele wijzigingen in de arbeidsovereenkomst (bijvoorbeeld salarisverhoging);
  • Aanmelding voor de loondoorbetalingverzekering.

Functioneren en loopbaanontwikkeling

  • Eventueel loopbaanplan;
  • Verslagen periodieke beoordelings- en/of functioneringsgesprekken;
  • Eventuele individueel gemaakte afspraken;
  • Eventuele studieaanvragen met bijbehorende afspraken;
  • Eventuele ontslagbrief met alle bijbehorende stukken.

Apart wordt geadministreerd:

  • Kopie van het identiteitsbewijs (paspoort);
  • Eventuele werkvergunning voor niet-ingezetenen.

Zowel bij dienstverbanden voor onbepaalde tijd als bij (opeenvolgende) dienstverbanden voor bepaalde tijd legt u personeelsdossiers aan. De regelgeving rondom arbeidsovereenkomsten wijzigt regelmatig. De accountant is op de hoogte van de actuele stand van zaken en kan u hierover informeren.

Bron: NBA

Terug